Política de reembolso

1 Objetivo Padronizar as atividades de reembolso de despesas para colaboradores em viagens a serviço, gastos com clientes e eventos em andamento.

2 Abrangência Todos os funcionários da dj bya

3 Definições

REEMBOLSO - restituição de valor pago em função de uma despesa feita pelo funcionário em nome dj bya

4 Descrição dos Procedimentos

PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO: 4.1 O formulário deve ser preenchido com: nome, centro de custo, motivo da despesa, breve sumário de cada despesa, assinado pelo executor e aprovado conforme os limites estabelecidos; 4.2 Anexar os comprovantes de cada valor gasto. Os comprovantes devem conter: a) Razão Social e CNPJ; b) Para refeições: relacionar no verso da nota o nome dos participantes, cargo, empresa e motivos; c) Demais notas: identificar os motivos e participantes, quando houver mais de uma pessoa envolvida no gasto. 4.3 Separar as despesas feitas em Real e em outra moeda; 4.4 Informar os valores recebidos como adiantamento, seja em Real ou outra moeda; 4.5 Serão devolvidos ao requisitante os formulários: a) Rasurados; b) Sem explicação do motivo da despesa; c) Sem comprovante anexo; d) Sem as devidas aprovações.

APROVAÇÃO 4.6 Os funcionários devem colher as devidas aprovações de seus gestores. 4.7 O Departamento Financeiro deve verificar se as assinaturas nos formulários estão de acordo com os gestores de cada área.

REGRAS GERAIS 4.8 As despesas devem ser realizadas estritamente com o objetivo de viabilizar a execução do trabalho ou a realização do evento. 4.9 A realização de despesas durante a execução de um trabalho deve ser norteada pela maior economia possível, uma vez que os mesmos representam custos para a operação. 4.10 Os gastos a serem incorridos na realização de um trabalho devem obrigatoriamente seguir as regras estabelecidas neste procedimento. 4.11 Eventuais exceções devem ser obrigatoriamente discutidas previamente com o CEO. 4.12 Todas as solicitações de reembolso de despesa devem ser solicitadas utilizando-se o dj bya

Política de Reembolso de Despesas

Formulário Requisição de Reembolso; 4.13 Os comprovantes de despesas (Notas simplificadas e recibos) devem ter a indicação da Razão Social e do CNPJ da empresa. 4.14 Todas as solicitações de reembolso de despesas, devem ser solicitadas e entregues para o departamento Financeiro obedecendo os prazos a seguir: a) Entrega até o dia 05 (cinco) do Mês -Recebimento dia 10 (dez) do Mês; b) Entrega até o dia 15 (quinze) do Mês - Recebimento dia 20 (vinte) do Mês. 4.15 Não são aceitas, sob nenhuma hipótese, prestações de contas com solicitação de reembolso da parte do contratante em caso do contratante assinar contrato com DJ BYA e houver cancelamento gerando despesas para DJ BYA

PERIODICIDADE 4.18 As prestações de contas devem ser elaboradas no mês em que as despesas são incorridas. 4.19 O prazo para entrega das requisições é de até 02 (dois) dias após o gasto, ou retorno da viagem.

DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS

4.20 PASSAGENS AÉREAS a) As passagens aéreas ou custos de viagens devem ser adquiridas do Contratante para a área administrativa da dj bya e devem ser solicitadas com pelo menos 15 dias de antecedência,

Remarcações e cancelamentos devem ser feitos em caso extremos mediante prévia evitando assim custos desnecessários. f Todos os voos devem ser reservados em classe A ou econômica; garantindo a seguranca e conforto para dj bya e sua equipe. Em hipotese alguma dj bya reembolsara despesas de viagens e custos com alimentacao e hospedagem para o contratante g) As exceções devem ser discutidas com o CEO;

4.21 HOSPEDAGEM a) Solicitar à área Administrativa reserva nos hotéis pré-selecionados pela dj bya. b) Quando aplicável, serão reservados quartos duplos ou triplos;

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4.22 TRANSLADOS E TRANSPORTES a) Táxi -Caso seja necessario Os valores de táxi nao serão reembolsados ao contratante mediante apresentação de recibo original, sem nenhum tipo de rasura. Na prestação de contas deverão ser descritos os trechos e os dias de utilização dos táxis:

• A utilização de taxi deve ser feita, sempre que possível, de forma compartilhada pela equipe do projeto; deve-se utilizar o serviço conexão aeroporto nos deslocamentos para o aeroporto de Confins; b) Estacionamento - Os valores de estacionamento só serão reembolsados quando os funcionários estiverem em visitas a clientes, ou reuniões externas para discussões de assuntos de interesse da dj bya.

4.23 ALMOÇO a) As despesas com almoço são elegíveis para fins de reembolso para a equipe de dj bya caso haja custo

• Viagem ao exterior – até VALOR A SER DEFINIDO

• Almoço com clientes – previamente autorizado

• Finais de semana ou feriados excepcionalmente quando estiver a trabalho, o reembolso para dj bya deve ser previamente autorizado.

4.24 JANTAR a) O reembolso do jantar será feito considerando o valor máximo por refeição de R$25,00 ou a combinar

4.25 CAFÉ DA MANHÃ a) As despesas com café da manhã serão reembolsadas a dj bya pela Empresa contratantequando o profissional e a equipe estiver em viagem com limite de R$15,00 ou a combinar, quando não estiver incluído na diária de hotel.

4.26 FRIGOBAR a) São admissíveis reembolso de despesas com frigobar até R$15,00,. bebidas alcoólicas e cigarros a combinar com o contratante

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4.28 INTERNET a) Será reembolsadapara dj bya diárias de internet em hotel, em quantidades razoáveis, desde que sejam para uso exclusivo da empresa.

4.29 LAVANDERIA a) São passíveis de serem reembolsados para dj bya os valores que sejam compatíveis com o tempo de estada (no mínimo 5 dias ou dependendo dos dias de estadia) e em quantidades razoáveis.

4.30 GORJETAS a) São reembolsados os valores que sejam compatíveis com o serviço prestado e nos termos das convenções internacionalmente aceitas (10% no Brasil e 15% no exterior para serviços de hotelaria e restaurantes), com os respectivos comprovantes de cartão de crédito.

4.31 DESPESAS EFETUADAS EM MOEDA ESTRANGEIRA a) Despesas efetuadas em moeda estrangeira mediante cartão de crédito

• A prestação de contas deve ser elaborada com base na taxa de câmbio da moeda estimada para o dia do vencimento da fatura fornecida pela operadora de cartão;

• Se esta taxa não seja conhecida no momento da elaboração da prestação de contas, deve ser utilizada a taxa de câmbio turismo do dia anterior.

• As prestações de contas que envolvam a utilização de outra moeda que não o Real - R$ devem conter em anexo planilha demonstrando os valores e a taxas de câmbio utilizadas para fins de conversão para nossa moeda local. b) Variação da taxa do dólar estimada

• Variação Negativa: emitir solicitação de reembolso contendo o valor dessa variação deve ser acompanhada da cópia da respectiva fatura do cartão de crédito.

• Variação Positiva: devolver o valor mediante cheque nominal ou depósito identificado. c) Imposto sobre Operações Financeiras - IOF

• O IOF incidente sobre as despesas incorridas no exterior (ocorre somente quando o pagamento destas é feito por cartão de crédito) são passíveis de reembolso pela Empresa.

• Devem ser emitida nas prestações contas, em atividade específica. Cópia da fatura do cartão de crédito indicando o valor do IOF deve ser anexada à prestação de contas. d) Despesas pagas com papel moeda

• As despesas em dólares ou em outra moeda estrangeira devem ser convertidas para Reais (R$) pela taxa dessa moeda vigente na data da elaboração da prestação de contas.

4.32

Todo equipamento de som e para trabalho de equipe de dj bya deve permanecer intacto ate o fim do evento, eventualidades tais como perda ou roubo ou danos durante o evento por terceiros sao passiveis de reembolso para dj bya e sua equipe

5 Referências 5.1 Formulários

• Solicitação de reembolso.

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